Cahier des charges de refonte de site internet : modèle gratuit et exemple

Qu’est-ce qu’un cahier des charges de refonte ?

Un cahier des charges est le document qui explique à un prestataire ce que vous attendez, assez précisément pour qu’il puisse le chiffrer et pour que vous puissiez vérifier le résultat. Pour une création, il décrit un site qui n’existe pas encore. Pour une refonte, il doit aussi protéger ce qui existe déjà.

Un site en ligne depuis quelques années possède en effet des actifs qu’aucune maquette ne montre : des adresses connues de Google, des liens venus d’autres sites, des pages qui amènent des demandes sans que personne l’ait remarqué. Une refonte mal préparée peut les perdre le jour de la mise en ligne. C’est pourquoi un modèle de création, même bien fait, ne suffit pas.

Faut-il vraiment en écrire un ?

Oui, mais sa longueur dépend du risque, pas de l’ambition du projet. Il doit contenir ce qui coûterait cher en cas de malentendu, et rien de plus.

Ces longueurs sont des repères de pratique et non une norme. Un document de trente pages que personne ne relit protège moins qu’une page dont chaque ligne se vérifie.

Si vous ne pouvez pas décrire l’état technique du site, parce que le prestataire a disparu ou que les accès sont perdus, commencez par un audit. Le mien coûte 800 € HT, déduit du projet si vous poursuivez avec moi. Il établit ce qui est récupérable, et vous pourrez reprendre ses conclusions dans le document, quel que soit le prestataire choisi ensuite.

Que relever avant de commencer à écrire ?

Quatre relevés donnent au document sa valeur. Sans eux, il reste une liste de souhaits.

1. Les chiffres de référence

Avant tout changement, exportez les visites, les pages les plus consultées, les requêtes et le nombre de demandes reçues, sur douze mois si possible pour lisser les saisons. La Search Console, l’outil gratuit de Google qui montre comment votre site apparaît dans ses résultats, fournit les requêtes et les pages. Son export depuis l’interface s’arrête à mille lignes, ce qui suffit à beaucoup de sites de PME. Comptez aussi ce qu’aucun outil ne voit : les appels, les e-mails et les devis signés grâce au site.

Ces chiffres répondront plus tard à la seule question qui compte : le nouveau site fait-il mieux que l’ancien ?

2. Toutes les adresses du site

Aucune source ne suffit seule. Croisez au moins ces trois-là :

• Le sitemap, la liste de pages fournie aux moteurs de recherche.
• Un crawl, le parcours automatique du site par un robot. Un outil comme Screaming Frog reste gratuit jusqu’à 500 adresses.
• La Search Console, qui montre les pages déjà apparues dans les résultats de Google.

Google conseille aussi de regarder dans votre outil de gestion de contenu et dans les journaux du serveur, qui gardent la trace des adresses réellement visitées.

Le rapport Liens de la Search Console complète ce travail : il indique quelles pages reçoivent des liens d’autres sites. Ce sont celles dont la redirection demande le plus de soin.

3. Les comptes et les accès

Pour chaque compte, notez le titulaire et la personne qui détient l’accès : nom de domaine, DNS, hébergement, administration du site, statistiques, Search Console, fiche Google. Les DNS sont les réglages qui associent votre domaine à votre site et à vos e-mails. Regardez-les de près : si vos e-mails dépendent du même hébergeur ou des mêmes réglages que le site, un changement mal préparé peut les couper. Cette panne s’évite facilement, à condition d’y penser avant.

4. Ce qui fonctionne sans que vous le sachiez

Les pages qui amènent des demandes ne sont pas toujours celles que vous préférez. Demandez à la personne qui répond au téléphone ce que les clients citent, quelle page ils ont lue, quel document ils réclament. Une page que vous trouvez datée peut être celle qui rapporte le plus.

Le modèle : dix rubriques à remplir

Recopiez cette trame ou téléchargez-la au format Word, sans formulaire ni adresse e-mail. Remplacez le texte entre crochets et supprimez ce qui ne vous concerne pas. Quatre rubriques sont marquées comme propres à la refonte : ce sont elles qu’un modèle de création ne contient pas.

Rubrique 1 : Contexte et raisons de la refonte

Le prestataire doit comprendre votre activité et ce qui rend la refonte nécessaire maintenant.

• L’entreprise : [activité, taille, zone d’intervention, clients types]
• La personne qui décide : [nom, rôle, disponibilité pour valider]
• Les raisons de la refonte : [trois motifs concrets : illisible sur téléphone, impossible à mettre à jour, offre qui a changé…]
• L’échéance et ce qui l’impose : [salon, saison, fin de contrat d’hébergement, ou aucune contrainte]
• Ce qui reste hors du projet : [ce que vous ne voulez pas traiter maintenant]

Rubrique 2 : Ce qui fonctionne et ne doit pas se perdre

Propre à la refonte. Une refonte qui oublie ce qui marche aujourd’hui peut faire moins bien que l’ancien site, même si elle est plus belle.

• Les pages qui apportent des visites ou des demandes : [liste issue de vos relevés]
• Les recherches sur lesquelles le site est bien placé : [requêtes et position actuelle]
• Ce que vos clients utilisent : [formulaire, FAQ, tarifs en PDF, espace client, prise de rendez-vous]
• Les habitudes internes à préserver : [qui met à jour quoi, à quelle fréquence]

Rubrique 3 : Objectifs mesurables

Chaque objectif indique d’où vous partez et où vous voulez arriver. Sans valeur de départ, personne ne pourra dire si la refonte a réussi.

Rubrique 4 : État actuel du site

Propre à la refonte. Ces informations évitent les mauvaises surprises au chiffrage et servent de référence après la mise en ligne.

• Technique : [outil et version, thème, extensions importantes, hébergeur]
• Fréquentation sur douze mois : [visites, pages les plus vues, demandes, appels]
• Référencement : [clics, impressions, principales requêtes, pages qui reçoivent des liens]
• Nom de domaine et e-mails : [où le domaine est géré, qui héberge les e-mails]
• Outils connectés : [paiement, gestion client, newsletter, agenda, comptabilité]
• Comptes et accès : [pour chaque compte : titulaire, personne qui a l’accès]

Rubrique 5 : Inventaire des pages et décisions

Propre à la refonte. Une ligne par adresse, généralement dans un tableur joint au document. Si une adresse n’a aucune raison de changer, gardez-la : c’est la solution la plus sûre.

Ces lignes illustrent le format. Quatre décisions suffisent : garder, réécrire, fusionner, supprimer. Une page supprimée garde une redirection vers la page la plus proche.

Rubrique 6 : Structure, contenus et fonctionnalités attendus

Décrivez le résultat recherché plutôt que la solution technique. « Je veux publier une réalisation depuis mon téléphone » aide davantage que le nom d’une extension.

• Les publics et ce qu’ils viennent chercher : [deux ou trois profils, leur besoin principal]
• L’arborescence visée : [pages principales du menu]
• Les contenus : [qui écrit, qui fournit les photos, nombre de pages à rédiger, langues]
• Ce que vous voulez modifier seul : [textes, photos, actualités, tarifs]
• L’identité visuelle : [logo, couleurs, sites appréciés et pourquoi]

Rubrique 7 : Exigences et critères de réception

La réception, souvent appelée recette, est le moment où vous vérifiez que le site livré correspond à la commande. Un critère que l’on peut contrôler évite un désaccord à la fin du projet.

LCP mesure l’affichage du contenu principal, CLS la stabilité de la mise en page et INP la rapidité de réaction aux actions du visiteur. Ces seuils sont ceux que publie Google pour ses Signaux Web essentiels. INP ne se mesure que sur de vrais visiteurs : sur un site peu fréquenté, ce critère se contrôle après la mise en ligne, et la donnée peut rester indisponible.

Si vous vendez en ligne à des particuliers, l’accessibilité n’est plus une simple bonne pratique. Une obligation s’applique depuis le 28 juin 2025 aux services de commerce électronique, avec une exception pour les entreprises de moins de 10 salariés dont le chiffre d’affaires ou le bilan ne dépasse pas deux millions d’euros. Je ne suis pas juriste : vérifiez votre situation avant de fixer le niveau visé.

Rubrique 8 : Redirections et bascule

Propre à la refonte. La bascule est le moment où le nouveau site remplace l’ancien. Une redirection 301 envoie durablement les visiteurs et les moteurs de recherche de l’ancienne adresse vers la nouvelle.

• Plan de redirections : [qui le prépare, pour quelle date, qui le valide]
• Site de test : [adresse protégée et non indexée, accessible pour vos validations]
• Date de bascule : [jour et heure, hors période de forte activité]
• Gel des contenus : [date à partir de laquelle l’ancien site ne change plus]
• Sauvegarde et retour arrière : [sauvegarde complète, qui peut revenir en arrière, en combien de temps]
• Domaine et e-mails : [qui modifie les DNS, comment les e-mails restent joignables]
• Tests le jour même : [toutes les adresses de l’inventaire, formulaires, paiement, statistiques, HTTPS, robots.txt]
• Suivi après la bascule : [durée, erreurs à surveiller, qui corrige]
• Conservation des redirections : [au moins un an]

Rubrique 9 : Propriété, accès et maintenance

Cette rubrique décide de votre liberté de changer de prestataire plus tard.

• Comptes à votre nom : [nom de domaine, hébergement, statistiques, Search Console]
• Droits sur le site : [code spécifique, maquettes, contenus créés : étendue, usage, lieu et durée de la cession]
• Licences : [photos, polices, extensions payantes : qui les détient, qui les renouvelle]
• Éléments livrés : [fichiers, base de données, documentation, accès administrateur]
• Formation : [personnes concernées, durée]
• Garantie et maintenance : [durée de correction des anomalies, forfait après livraison]
• Réversibilité : [ce que vous récupérez si vous changez de prestataire]

En droit français, une cession de droits d’auteur doit mentionner chaque droit cédé et en délimiter l’étendue, la destination, le lieu et la durée. Une simple mention « tous droits cédés » au bas d’une facture reste donc fragile. Ici encore, je ne suis pas juriste : faites relire cette clause si le projet est important. Pour ce qui suit la livraison, l’article sur le tarif de maintenance WordPress détaille ce qu’un forfait doit comprendre.

Rubrique 10 : Budget, calendrier et réponse attendue

Donner une fourchette ne vous affaiblit pas : elle permet au prestataire de dire si le projet tient dedans, et sinon par quoi commencer.

• Enveloppe : [fourchette HT, ce qui peut être reporté si elle est dépassée]
• Calendrier : [date souhaitée ou imposée, vos périodes d’indisponibilité]
• Votre disponibilité : [personne qui valide, délai de relecture]
• Réponse attendue : [devis poste par poste, planning, personne qui réalise le travail, exemples comparables, exclusions]
• Critères de choix : [par ordre d’importance]
• Dates de la consultation : [date limite de réponse, personne à contacter]
• Documents joints : [inventaire, exports, accès en lecture, maquettes ou exemples]

Un exemple réel : une refonte en cours, étape par étape

Voici le déroulé d’une refonte que je mène pour une entreprise de literie qui veut se recentrer sur l’hôtellerie. Je ne la nomme pas, car son nouveau site n’est pas encore en ligne. Pour la même raison, je ne peux rien dire ici de ses résultats : les chiffres ci-dessous décrivent le périmètre du projet.

Étapes 1 à 5 : le cœur du cahier des charges

1. Audit du site existant. Relever toutes les pages, les produits, la cible et les points faibles. Ici, plus de 100 adresses, dont 65 fiches produits.
2. Recueil du besoin client. Noter les objectifs, les sites de référence et l’identité à transmettre. Ici, simplifier le site, le rendre plus visuel et le recentrer sur l’hôtellerie.
3. Benchmark. Analyser un concurrent ou un modèle cité par le client : ce qui fonctionne, et ce qui distingue le client.
4. Recommandations et nouvelle arborescence. Ici, le site passe de plus de 50 pages à une dizaine, avec des univers à la place d’un catalogue.
5. Proposition commerciale et devis. Fixer le périmètre, c’est-à-dire les pages et les fonctionnalités, la technique choisie, ce qui est à la charge du client et le planning.

Ici, le cahier des charges naît de ce travail commun. Ces cinq étapes alimentent aussi le modèle ci-dessus : l’audit remplit les rubriques 2, 4 et 5, le besoin et le benchmark les rubriques 1, 3 et 6, l’arborescence la rubrique 6, et le devis les rubriques 9 et 10.

Étapes 6 à 12 : la mise en œuvre

6. Analyse des contenus fournis. Faire le tri dans les maquettes, les photos, pour leurs droits et leur qualité, les logos et les mots-clés.
7. Inventaire des contenus et plan de redirections. Lister chaque ancienne adresse, ce que devient son contenu et la page qui la remplace, avec une redirection 301.
8. Design system. Fixer les couleurs, les typographies, les espacements et les composants, en partant de la charte existante.
9. Maquettes et validation. Présenter deux variantes d'accueil, recueillir les retours annotés du client, puis livrer une maquette unique.
10. Intégration sur préproduction. Monter le site sur un environnement de test protégé, avec les réglages globaux et les modèles d'en-tête et de pied de page.
11. Recette et mise en ligne, à venir. Tester l'affichage mobile, les formulaires, les mesures d'audience et les redirections, puis basculer le site.
12. Suivi, à venir. Assurer la maintenance et lancer le blog, alimenté par le client à partir des mots-clés.

Un point de calendrier mérite d’être noté : le plan de redirections complet arrive à l’étape 7, après le devis, parce qu’il faut connaître la nouvelle arborescence pour écrire la page qui remplace chaque ancienne adresse. Si vous consultez plusieurs prestataires, la colonne « adresse future » du modèle peut donc rester vide : le cahier des charges fixe l’exigence, et le prestataire retenu complète le tableau.

Quelles erreurs coûtent le plus cher ?

• Renvoyer les anciennes adresses vers la page d’accueil. Google le déconseille : ce renvoi déroute les visiteurs et peut être traité comme une page en erreur. Chaque adresse doit mener à la page la plus proche.
• Bloquer les anciennes adresses dans le robots.txt. Ce fichier indique aux robots ce qu’ils peuvent visiter. Un robot qui n’a pas le droit de visiter une adresse ne voit pas sa redirection.
• Oublier ce qui n’est pas dans le menu. Les pages d’une ancienne campagne et les PDF partagés reçoivent parfois des visites et des liens.
• Retirer les redirections trop tôt. Google conseille de les garder aussi longtemps que possible, en général au moins un an. Un changement d’hébergement peut aussi les effacer si le fichier qui les contient n’est pas repris.
• Laisser le blocage du site de test. Une balise noindex demande aux moteurs de ne pas indexer une page. Oubliée au moment de la mise en ligne, elle peut faire disparaître le nouveau site des résultats. Ajoutez ce contrôle aux tests du jour même.
• Tout changer en même temps. Google recommande d’échelonner les changements. Si le trafic baisse après un changement simultané de domaine, d’hébergeur, d’adresses et de contenus, personne ne saura lequel est en cause. Gardez votre nom de domaine, il porte votre historique.
• Attendre les contenus jusqu’à la fin. C’est ce qui allonge le plus une refonte. Décidez dès le cahier des charges qui écrit, qui fournit les photos, et pour quelle date.

Comment s’en servir pour comparer les devis ?

Le même document envoyé à deux ou trois prestataires vous donne des réponses comparables. Au-delà, vous passerez plus de temps à comparer qu’à décider.

Demandez une réponse poste par poste, avec trois mentions possibles : compris, non compris, à chiffrer. Un devis nettement moins cher n’est pas forcément un mauvais devis, mais cherchez ce qu’il ne contient pas. Les redirections, la rédaction, les tests et le suivi après la mise en ligne méritent une ligne explicite.

La question qui trie les réponses « Comment relevez-vous les adresses de l’ancien site, et comment testez-vous les redirections le jour de la bascule ? » Un prestataire qui l’a déjà fait décrit ses outils et ses étapes. La réponse « c’est prévu » ne vous apprend rien.

Demandez aussi à voir des sites comparables en ligne. Les miens sont sur la page réalisations. Une fois le prestataire choisi, faites référence au cahier des charges dans le devis ou joignez-le au contrat, en précisant quel document prévaut en cas de contradiction.

À titre de repère, mes refontes vont de 1 800 € HT pour un site vitrine dont on garde le contenu à 6 000 € HT et plus pour une boutique en ligne. Les redirections, le crawl de contrôle et le suivi après la bascule sont compris dans tous les forfaits. Le détail figure sur la page refonte de site internet.

À retenir

• Un cahier des charges de refonte décrit ce que le nouveau site doit apporter et ce que l’ancien ne doit pas perdre.
• Il ajoute quatre rubriques à une création : ce qui fonctionne, l’état actuel du site, l’inventaire des pages, les redirections et la bascule.
• Pour un site de PME, cinq à dix pages suffisent si chaque exigence peut être vérifiée à la livraison.
• Dans un projet mené avec un prestataire, l’audit, le recueil du besoin, le benchmark, la nouvelle arborescence et le devis forment le cœur du cahier des charges.
• Chaque ancienne adresse, relevée en croisant plusieurs sources, redirige vers la page la plus proche, jamais en masse vers l’accueil, et la redirection reste en place au moins un an.
• Les critères de réception se contrôlent : seuils de vitesse, formulaires réellement testés, sauvegarde restaurée.
• Le document n’engage le prestataire que s’il est repris dans le devis ou le contrat.